ZFU-Zulassung beantragen – So läuft das Verfahren für Online-Coaching-Angebote

ZFU Zulassung Online Coaching: Wer digitale Lernangebote kostenpflichtig anbietet, braucht unter Umständen eine behördliche Genehmigung.

Die rechtliche Grundlage: Was ist die ZFU und wann greift die Zulassungspflicht?

Die ZFU ist eine staatliche Prüfbehörde, die im Rahmen des Fernunterrichtsschutzgesetzes (FernUSG) Angebote des Fernunterrichts prüft und zulässt.

Ein Angebot gilt als zulassungspflichtiger Fernlehrgang, wenn folgende drei Kriterien erfüllt sind:

• Entgeltlichkeit: Für die Teilnahme wird ein Entgelt (eine Gebühr) verlangt.
• Räumliche Trennung: Lehrender und Lernender sind während des größten Teils der Kursdauer räumlich voneinander getrennt. Reine Live-Webinare ohne weitere Betreuung fallen hier oft nicht darunter.
• Überwachung des Lernerfolgs: Der Anbieter oder ein Beauftragter begleitet den Lernprozess aktiv und kontrolliert den Lernerfolg. Dies kann durch Korrektur von Einsendeaufgaben, regelmäßige Tests, Feedback-Gespräche oder andere Formen der individuellen Betreuung geschehen.

Sind alle drei Punkte erfüllt, liegt ein zulassungspflichtiger Fernunterricht vor – ganz gleich, ob es sich um ein Einzelcoaching, Gruppenprogramm oder E-Learning handelt.

Selbstcheck: Gilt Ihr Angebot als Fernunterricht?

Beantworten Sie die folgenden Fragen mit „Ja“ oder „Nein“:

🕵️‍♀️ Wenn Sie alle Fragen mit „Ja“ beantworten, liegt mit hoher Wahrscheinlichkeit ein zulassungspflichtiger Fernlehrgang vor.

1. Erheben Sie für Ihr Online-Angebot ein Entgelt (Gebühr)?
2. Sind Lehrende und Lernende während des größten Teils der Kursdauer räumlich voneinander getrennt?
3. Überprüfen oder begleiten Sie den Lernerfolg aktiv?

📄 Eine erweiterte Version dieser Checkliste inklusive Hintergrundinformationen und Auswertungshilfe stellen wir Ihnen hier als PDF zur Verfügung:
Checkliste Fernunterricht (PDF)

Der Weg zur Zulassung: Schritt für Schritt durch das ZFU-Verfahren

1. Vorprüfung

Analyse, ob eine ZFU-Pflicht vorliegt
Dauer: 1–2 Tage
Benötigte Dokumente: Kurskonzept, Ablaufplan

2. Antragstellung

Einreichung aller Unterlagen bei der ZFU
Dauer: ca. 1 Woche

Typische Dokumente für den Antrag

• Ausführliche Kursbeschreibung mit Lernzielen (idealerweise nach SMART) und didaktischem Konzept
• Ablaufplan und Zeitstruktur des Angebots
• Beschreibung der Betreuung und Lernerfolgskontrolle
• Teilnehmerinformationen (z. B. AGB, Vertragsmuster)
• Musterzertifikat oder Teilnahmebescheinigung
• Nachweis über Qualifikation der Dozierenden

🔗 Hinweis: Das Antragsformular und Informationen zum Verfahren finden Sie direkt auf der offiziellen Seite der ZFU: www.zfu.de/veranstaltende/zulassung

Antragsarten & Einreichung
Die ZFU unterscheidet verschiedene Antragsformen, z. B. vollständige oder vorläufige Zulassung sowie Teil- oder Cafeteria-Lehrgänge. Der Antrag ist per E-Mail an poststelle@zfu.nrw.de zu senden. Die ZFU stellt zur Vorbereitung digitale Hilfsmittel zur Verfügung.

3. Prüfung durch ZFU

Prüfung auf Inhalt, Verbraucherschutz, Pädagogik
Dauer: 6–12 Wochen
Hinweis: Ggf. Rückfragen oder Nachforderungen bei Unklarheiten oder fehlenden Nachweisen

Nach der formalen Prüfung erfolgt in vielen Fällen zusätzlich eine fachwissenschaftliche Begutachtung – entweder durch das Bundesinstitut für Berufsbildung (BiBB) oder durch externe Gutachterinnen und Gutachter.

4. Zulassung

Erhalt der Registrierungsnummer bei positiver Prüfung

🛠️ Praxis-Tipp: Je vollständiger und strukturierter Ihre Unterlagen, desto reibungsloser der Prozess.

Was kostet die ZFU-Zulassung – und wie lange dauert sie?

Die Kosten für die Zulassung liegen je nach Angebotstyp und Umfang in der Regel zwischen 1.200 € und 2.000 €. Als Faustregel gilt: Die ZFU erhebt eine Gebühr in Höhe von 150 % des Kurspreises, bei vorläufiger Zulassung sogar 200 %. Die Mindestgebühr beträgt aktuell 1.050 €.

Zudem schreibt das FernUSG vor, dass Vorauszahlungen von Teilnehmern maximal drei Monate umfassen dürfen.

Eine ausführliche Übersicht der Verwaltungsgebühren stellen wir Ihnen hier als PDF zur Verfügung:

PDF: Verwaltungsgebühren ZFU

ZFU-Gebühren verstehen und Bearbeitungszeiten realistisch einschätzen

Die Dauer der Prüfung beträgt in der Regel 6 bis 12 Wochen – vorausgesetzt, der Antrag ist vollständig. Besonders für Anbieter, die kurzfristig launchen möchten, ist deshalb eine vorausschauende Planung entscheidend.

Fortbestehen der Zulassung und Vertragspflichten

Die erteilte ZFU-Zulassung ist nicht dauerhaft gültig: Alle drei Jahre erfolgt eine sogenannte Fortbestehensprüfung. Änderungen am Kursinhalt oder den Materialien müssen der ZFU gemeldet werden. Wesentliche Änderungen erfordern eine erneute Begutachtung.

Fernunterrichtsverträge müssen zudem formalen Anforderungen entsprechen. Dazu gehören:

• Schriftform oder Textform gemäß § 3 FernUSG
• Pflichtangaben wie Anbieter, Kursdauer, Preis, Kündigungsmöglichkeiten, Widerrufsbelehrung
• Angabe der ZFU-Zulassungsnummer im Vertrag

Typische Stolperfallen – und wie Sie sie vermeiden

Viele Anträge scheitern nicht am Inhalt, sondern an formalen Fehlern. Hier die häufigsten Probleme:

• Unklare Lernziele oder keine Erfolgskontrolle
• Unvollständige Vertragsunterlagen (z. B. AGB fehlen)
• Fehlende Trennung zwischen Werbematerial und Kursinhalten
• Unklare Betreuungssituation

✅ Checkliste: Die 7 häufigsten Fehler bei der ZFU-Zulassung

Ausblick: Lohnt sich der Aufwand wirklich?

In Blogbeitrag 3 analysieren wir, wann sich eine ZFU-Zulassung strategisch rechnet – und welche Risiken Sie ohne Zulassung eingehen.

Verpassen Sie nicht unseren nächsten Beitrag: „Wann ist eine ZFU-Zulassung für Coaching sinnvoll – und wann nicht?”

Rechtlicher Hinweis

Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information und ersetzt keine individuelle Rechtsberatung. Für verbindliche Einschätzungen wenden Sie sich bitte an einen Fachanwalt.