ZFU Zulassung für Fernunterricht – Antrag & Ablauf erklärt

ZFU Zulassung Fernunterricht

ZFU Zulassung Fernunterricht : Wer digitale Lernangebote wie Online-Kurse, Online-Seminare oder Online-Unterricht kostenpflichtig anbietet, braucht unter Umständen eine behördliche Genehmigung.

Die rechtliche Grundlage: Was ist die ZFU und wann greift die Zulassungspflicht?

Die ZFU ist eine staatliche Prüfbehörde, die im Rahmen des Fernunterrichtsschutzgesetzes (FernUSG) Angebote des Fernunterrichts prüft und zulässt.

Ein Angebot gilt als zulassungspflichtiger Fernlehrgang, wenn folgende drei Kriterien erfüllt sind:

  • Entgeltlichkeit: Für die Teilnahme am Online-Kurs oder Online-Seminar wird ein Entgelt (eine Gebühr) verlangt.
  • Räumliche Trennung: Lehrender und Lernender sind während des größten Teils der Kursdauer räumlich voneinander getrennt. Reine Live-Webinare ohne weitere Betreuung fallen hier oft nicht darunter. Dies betrifft viele Formen des Online-Unterrichts.
  • Überwachung des Lernerfolgs: Der Anbieter oder ein Beauftragter begleitet den Lernprozess aktiv und kontrolliert den Lernerfolg. Dies kann durch Korrektur von Einsendeaufgaben, regelmäßige Tests, Feedback-Gespräche oder andere Formen der individuellen Betreuung geschehen, wie sie oft in Online-Coachings oder Fernunterreicht vorkommen.
Drei Kriterien für zulassungspflichtigen Fernunterricht laut ZFU – Entgeltlichkeit, räumliche Trennung und Lernerfolgskontroll

Sind alle drei Punkte erfüllt, liegt ein zulassungspflichtiger Fernunterricht vor – ganz gleich, ob es sich um ein Einzelcoaching, Gruppenprogramm, Online-Kurs  oder E-Learning handelt.

Selbstcheck: Gilt Ihr Angebot als Fernunterricht?

Beantworten Sie die folgenden Fragen mit „Ja“ oder „Nein“:

🕵️‍♀️ Wenn Sie alle Fragen mit „Ja“ beantworten, liegt mit hoher Wahrscheinlichkeit ein zulassungspflichtiger Fernlehrgang vor.

  1. Erheben Sie für Ihr Online-Angebot ein Entgelt (Gebühr)?
  2. Sind Lehrende und Lernende während des größten Teils der Kursdauer räumlich voneinander getrennt?
  3. Überprüfen oder begleiten Sie den Lernerfolg aktiv bei Ihrem Online-Unterricht oder Online-Kurs?

📄 Eine erweiterte Version dieser Checkliste inklusive Hintergrundinformationen und Auswertungshilfe stellen wir Ihnen hier als PDF zur Verfügung:
Checkliste Fernunterricht (PDF)

Der Weg zur Zulassung Fernunterricht: Schritt für Schritt durch das ZFU-Verfahren

1. Vorprüfung

Analyse, ob eine ZFU-Pflicht vorliegt
Dauer: 1–2 Tage
Benötigte Dokumente: Kurskonzept, Ablaufplan

2. Antragstellung

Einreichung aller Unterlagen bei der ZFU
Dauer: ca. 1 Woche

Typische Dokumente für den Antrag

  • Ausführliche Kursbeschreibung mit Lernzielen (idealerweise nach SMART) und didaktischem Konzept für Ihren Fernunterricht
  • Ablaufplan und Zeitstruktur des Online-Angebots
  • Beschreibung der Betreuung und Lernerfolgskontrolle, z.B. für Online-Kurse oder Online-Seminare
  • Teilnehmerinformationen (z. B. AGB, Vertragsmuster)
  • Musterzertifikat oder Teilnahmebescheinigung
  • Nachweis über Qualifikation der Dozierenden für den Online-Unterricht

🔗 Hinweis: Das Antragsformular und Informationen zum Verfahren finden Sie direkt auf der offiziellen Seite der ZFU: www.zfu.de/veranstaltende/zulassung

Antragsarten & Einreichung
Die ZFU unterscheidet verschiedene Antragsformen, z. B. vollständige oder vorläufige ZFU Zulassung Fernunterricht sowie Teil- oder Cafeteria-Lehrgänge. Der Antrag ist per E-Mail an poststelle@zfu.nrw.de zu senden. Die ZFU stellt zur Vorbereitung digitale Hilfsmittel zur Verfügung.

3. Prüfung durch ZFU

Prüfung auf Inhalt, Verbraucherschutz, Pädagogik
Dauer: 6–12 Wochen
Hinweis: Ggf. Rückfragen oder Nachforderungen bei Unklarheiten oder fehlenden Nachweisen

Nach der formalen Prüfung erfolgt in vielen Fällen zusätzlich eine fachwissenschaftliche Begutachtung – entweder durch das Bundesinstitut für Berufsbildung (BiBB) oder durch externe Gutachterinnen und Gutachter.

4. Zulassung

Erhalt der Registrierungsnummer bei positiver Prüfung

🛠️ Praxis-Tipp: Je vollständiger und strukturierter Ihre Unterlagen für die ZFU Zulassung Fernunterricht, desto reibungsloser der Prozess.

Was kostet die ZFU-Zulassung – und wie lange dauert sie?

Die Kosten für die ZFU Zulassung liegen je nach Fernunterrichtsangebotstyp und Umfang in der Regel zwischen 1.200 € und 2.000 €. Als Faustregel gilt: Die ZFU erhebt eine Gebühr in Höhe von 150 % des Kurspreises, bei vorläufiger Zulassung sogar 200 %. Die Mindestgebühr beträgt aktuell 1.050 €.

Zudem schreibt das FernUSG vor, dass Vorauszahlungen von Teilnehmern maximal drei Monate umfassen dürfen.

Eine ausführliche Übersicht der Verwaltungsgebühren stellen wir Ihnen hier als PDF zur Verfügung:

ZFU-Gebühren verstehen und Bearbeitungszeiten realistisch einschätzen

Die Dauer der Prüfung beträgt in der Regel 6 bis 12 Wochen – vorausgesetzt, der Antrag ist vollständig. Besonders für Anbieter von Online-Kursen und Online-Seminaren, die kurzfristig launchen möchten, ist deshalb eine vorausschauende Planung entscheidend.

Fortbestehen der Zulassung und Vertragspflichten

Die erteilte ZFU-Zulassung ist nicht dauerhaft gültig: Alle drei Jahre erfolgt eine sogenannte Fortbestehensprüfung. Änderungen am Kursinhalt oder den Materialien müssen der ZFU gemeldet werden. Wesentliche Änderungen erfordern eine erneute Begutachtung.

Fernunterrichtsverträge müssen zudem formalen Anforderungen entsprechen. Dazu gehören:

  • Schriftform oder Textform gemäß § 3 FernUSG
  • Pflichtangaben wie Anbieter, Kursdauer, Preis, Kündigungsmöglichkeiten, Widerrufsbelehrung
  • Angabe der ZFU-Zulassungsnummer im Vertrag

📝 Vertragspflicht: Zulassungsnummer angeben!

Fernunterrichtsverträge müssen laut FernUSG bestimmte Pflichtangaben enthalten – dazu gehört auch die Nennung der ZFU-Zulassungsnummer.

Achten Sie darauf, dass diese gut sichtbar im Vertrag und ggf. in den AGB für Ihr Online-Angebot aufgeführt ist.

💡 Tipp: Auch Widerrufsbelehrung, Kursdauer und Kündigungsfristen sind gesetzlich vorgeschrieben.

Typische Stolperfallen – und wie Sie sie vermeiden

Viele Anträge scheitern nicht am Inhalt, sondern an formalen Fehlern. Hier die häufigsten Probleme bei der ZFU Zulassung Fernunterricht:

  • Unklare Lernziele oder keine Erfolgskontrolle bei Online-Kursen
  • Unvollständige Vertragsunterlagen (z. B. AGB fehlen)
  • Fehlende Trennung zwischen Werbematerial und Kursinhalten
  • Unklare Betreuungssituation im Online-Unterricht

✅ Checkliste: Die 7 häufigsten Fehler bei der ZFU Zulassung

Warnschild und Kursunterlagen als Symbol für typische Fehler bei der ZFU-Zulassung

Ausblick: Lohnt sich der Aufwand wirklich?

In Blogbeitrag 3 analysieren wir, wann sich eine ZFU Zulassung strategisch rechnet – und welche Risiken Sie ohne Zulassung eingehen.

Verpassen Sie nicht unseren nächsten Beitrag: Ist eine ZFU-Zulassung für Coaching sinnvoll? Und wann nicht?”

Rechtlicher Hinweis

Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information und ersetzt keine individuelle Rechtsberatung. Für verbindliche Einschätzungen wenden Sie sich bitte an einen Fachanwalt.

Dieser Beitrag wurde mit Unterstützung von Künstlicher Intelligenz (KI) erstellt und redaktionell finalisiert. Die verwendeten Bilder wurden ebenfalls mithilfe von KI generiert.